每天读书或者有所触动写下来，无所谓长短或大小，然后每周汇总和提炼，成为自己的创作输出。-----5月第2周。

如何做好每日总结和计划

因为看了《认知觉醒》这本书，所以在日常工作中，形成了每日总结和计划的习惯。在和另外一位同事传授这个习惯的好处时，发现自己虽然在做，但是没有总结如何做的步骤，所以每天相当于是比较随意的在做总结和计划，没有章法，有时候考虑的多一点可能就多收获一些，有时候考虑的少一点可能就没有什么收获。为了提取自己的方法论，提高自己总结计划的效率，进行了总结如下。

1）为啥要做每日总结和计划？

每一件事最重要的是搞清楚要做的原因和初试动机，是否正确。

以前我的每天时间过得比较随机，有的时候可能处理是修板凳，修网络的没人干的事情。有的时候被招聘占据的满满的，有的时候被各种会议所占据。时间一直都是被动的在流失。于是我就在思考，我每天显的忙忙碌碌，忙的是否真的有价值，每天自己的时间都花费在哪里了？需要我这个岗位做的事情做了么？该跟踪的事情跟踪了么？每年的计划和目标落地了么？参加的事情投入的时间和收获是否合理？于是我需要一个工具，帮我理清楚，帮我搞明白，个人的时间去哪里了，先搞明白管理者自身的时间去哪里了，才有可能进一步有计划的推行各种管理活动的落地。这便是我做个人总结和计划的动机了。

【动机】总结：搞明白自己每天时间花哪里去了，花的是否值得，管理从管理好自己开始。

2）如何做第二天的计划？

假设明天我要开始这个习惯，那么第一步是做计划，把已知的明天的要做的事情先全部列出来，然后针对每件事情判断是否需要做和是否需要自己做，进行对应工作的调整。比如某些会议我们问清楚会议内容后，发现只是需要自己回答某一个问题，而没必要全程几个小时参加的。再比如有些事项可以安排给其他人员做的，就应该考虑安排给别人去做，这样自己才有时间关注更重要的事情。因为雇佣的本质就是购买他人的时间，公司老总在购买管理者的时间进行日常的管理，这样公司老总有时间投入在公司反向等其他更高层的事情上。管理者也是一样，公司购买了员工的时间用来处理具体事情，如果管理者没有充分使用好员工的时间，那么不仅是对自己时间的浪费，也是不符合公司购买管理者时间的价值。

第二步就是分好优先级，再根据消耗时间，把事情安排在具体的时间段内，比如某件事情很重要，大概需要一个小时，那么安排在第二天上班开始的9点到10点钟。这里必须是具体的时间段，否则事务很容易受到当天额外的事项影响而落不了地。

第三步就是安排计划时，留出喘气时间。有一阵子我在做计划时，安排的非常紧凑，导致自己像赶场一样，赶完一场催着结束，赶下一场。虽然整体看起来好像比较有效率，但是有的事情草草结束，虽然时间花了，没有达到想要的效果。另外这种紧凑的安排，导致自己那段时间很疲惫，不仅处理对应事项时没有了从容不迫的心态，更影响整体的工作效率。

【计划】总结：先全部列出来，每件事判定是否有必要做和有必要自己做，进行过滤，然后排好优先级，安排到具体的时间段内，并留出喘气时间。

3）第二天实际工作有变动怎么办？

当我们来到第二天，往往发现计划不如变化，很多事情被打乱。那我们如何去应对呢？

比如突然来了一个电话，说要开一个会议或者协调一个工作。和做计划的时候一样，判定这个工作是否是必须要做的，是否是必须要自己做的，对应的调整或者安排给其他人。如果确实是必须要自己做的，那么我们可以分析下这件事情的急迫程度和需要的时间，如果是立刻要做的，那就立刻去做，做完后进行时间调整；如果不是立刻要做的，可以和对方商量，安排到自己当天计划中的空闲时间，或者根据优先级安排在其他相对不重要工作的时间，并调整后续工作时间。

再比如我们打算在某个时间段开一个会议，但是刚好对应的人正在忙，怎么办呢？及时调整这个会议的时间，或者说改变工作方式，比如可以的话，和其他与会人员先开会达成一致，再和对应的人员进行会后讨论。不要让计划中的事项一直堵住。

【应对变化】总结：新增事项，先判定是否必须要做和必须要自己做，根据情况进行调整安排，再根据该事项的紧急度和需要的时间，加入到当天的计划中，调整计划，根据新计划开展工作；如果原有计划所依赖的因素发生变化，要及时调整时间安排或者工作方式，不要让计划堵住。

4）如何做总结？

一天工作下来，有完成的，有未完成的，有计划中的，有额外增加的。我们怎么进行分析总结呢？

首先感受一下整体的状态，比如自己是否满意今天的工作，是很充实还是很空虚？是很开心还是很烦乱？然后根据状态分析原因，为啥充实？是因为落实了很多计划中的事情么？为啥可以成功落实，是否有一些经验总结指导后面工作？感觉很空虚，是因为很忙但是没啥收获么？那么是不是我们工作方向或者方法有问题，考虑如何去调整和改变？

其次针对计划中的每项事情我们也可以进行分析和总结。搞定了的事情，看看有没有自己总结改进的地方，比如必须要开的会，会议时间是不是可以缩短？是不是沟通中有言语不对的地方？比如参加的各种会议，别人的观点和思路，是不是可以学习？今天搞定了的事情，有没有后续需要跟踪的事情？需要的话设定时间进行后续跟踪。没有搞定的事情，看看原因是啥？是这件事情优先级本来就不高么？如果这件事必须是今天必须要搞定的，那么为啥没开始，是优先级排序有问题么？还是畏惧艰难所以没做？那么明天必须要正面面对，拿下他。如果开始了但是没搞定，是因为自己使用的方法不对么？还是其他原因？

另外针对计划外的事情，判定是否一次性的，如果不是一次性的，后面还可能出现，那么我们要去分析和解决他，避免让他成为后续计划中的额外变数。比如某个项目在生产环境上出现了一个问题，紧急排查和处理了1个小时，其他项目可能也存在这样的问题，那么我们就要主动增加一个计划，去排查和修复其他项目，否则其他项目指不定哪天就会出现相同的问题，再次打乱我们的计划。

因为这是一个工具，一个方法论，上面是一些分析的细节，我们没必要记住这么多。简单一点一句话就是：计划前分析，计划后总结，及时调整，整体满意。