所谓的“工作效率高”，到底是啥意思？

　　前阵子关于“996”的讨论中，有一个词出现的频率特别高，那就是“工作效率”。

　　很多老板会说，员工加班是因为工作效率不高；而员工则往往心里会想，我的效率挺高了，加班都怪老板指派的工作太多。

　　可见“效率”真是个好东西，大家都指望靠它让自己早下班。

　　很多讲提高工作效率的文章，往往会引用巴菲特的一句话：“在我看来，能做好事情的人，并不是‘马力最大’的，而是‘效率最高’的。”

　　乍一看特别正确，可仔细一想就能发现有点不对劲：“马力大”意味着能力强，能力强的人怎么会效率不高呢？

　　其实，在“能做好事情的人，并不是‘马力最大’的，而是‘效率最高’的”前边，巴菲特还有一句话，却被引用者有意无意地删去了——

　　“一台标着300马力的发动机，实际输出的功率可能远远小于300马力。”

　　因为发动机标称的是理论功率，实际上，受机械本身的损耗以及工作环境的影响，它实际上无法按理论功率来输出。

　　两句话连起来看，才能领会巴菲特比喻的妙处：机器尚且无法按理论效率稳定输出，何况人呢？

　　因此，所谓“某某工作效率高，某某某效率太低”之类的说法，其实是错的。即便是那个被认为“工作效率高”的人，在生病、饥饿、过长加班、缺乏睡眠之类的情况下，也不可能高效如一。

　　那么，如何拥有高效状态，难道成了不可捉摸的玄学？

　　并非如此。

　　书单君今天和大家分享的这本书，就帮我们揭示了高效工作的秘密：《每天最重要的2小时》。

　　作者乔希·戴维斯是哥伦比亚大学的心理学博士，主要研究领域是神经科学。这本书与众不同之处在于，它侧重从人的生理和心理规律方面，给出了在工作日任意时段，实现大脑巅峰状态的策略。

　　其中有3个策略，我认为最重要，堪称“高效三叉戟”。如果掌握了它们，你或许会发现，完成能使一天显得卓有成效的工作，可能仅仅需要2个小时，准点下班也不再是奢求。

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　　不要让大脑进入“自动模式”

　　有个词叫“忘我”，常用来形容对工作的专注和投入。

　　进入忘我状态，听起来似乎不错。但实际上，它往往是“效率陷阱”。

　　书中有个例子：

　　阿道是一名金融分析师，他的职责之一是撰写分析报告。

　　这天早上，他状态不错，忘我地在电脑前敲了两个小时后，已经完成了报告的3/4，胜利在望。

　　阿道显然对自己的进度很满意，在座位上伸了个懒腰，突然，他想到有一封关于部门预算的邮件已经好几天没回复了，便打开了邮箱。

　　这一下，有十几封新邮件涌了进来。最先进入他眼帘的，是几封合作伙伴的拜访邀约，因为处理起来不难，他就顺手一一点开，回复了它们。

　　正在他准备要找到那封关于预算的邮件时，闹铃提醒他，15分钟后该去和CEO汇报工作了，这是他们昨天就约好的。

　　阿道犹豫了一下，决定还是把那封邮件找出来，以他之前的经验，回复它可能只需要七八分钟。

　　然而这次很不巧，有几个关键数据需要查找以前的文件，他花了10分钟才把它们找齐。

　　与CEO的汇报要开始了，而回复预算的邮件还没写完，阿道急得冒了一脑门子汗，匆忙赶去会议室。

　　结果，因为准备不充分，他的汇报磕磕绊绊，CEO有些恼火……

　　在阿道身上，你有没有看到一点自己的影子？

　　我们每天忙忙碌碌，随手抓住飘到眼前的任务，辗转于各个工作之间，往往在“意外”事件上花了远超预想的时间，到头来真正该干的事却没什么进展。

　　戴维斯说，问题出在我们的大脑，因为它很容易进入“自动模式”：一旦开始一项活动，我们的神经程序就会一直运行下去，直到任务完成，或被打断。

　　就像阿道，本来想着回复预算邮件，却被其他邮件吸引了注意，一封一封地回了下去，以致于连后边和CEO的汇报都受了影响。

　　对此，戴维斯提供了一个解决策略——在每天工作中的觉察点，思考下一步最好该去做什么。

　　所谓的觉察点，就是你完成一项任务后、开始另一项任务之前的这段间隙。

　　在这些时刻，你会让大脑从自动模式中跳出来，让你与眼下最受关注的事保持一定距离，有意识地思考接下来什么事情是最重要的，然后为它分配时间。

　　就拿阿道的这一上午来说，他在完成了报告的3/4时，松了一口气，这时他其实就处于觉察点。

　　如果他能意识到接下来最重要的工作，是20分钟后向CEO汇报，那么他就不会打开邮箱，而是快速敲下报告未完成部分的关键词，然后走到窗边，坐在沙发上闭目休息，并把一会要汇报的内容在脑子里过一遍。

　　这样一来，他的这个上午，至少可以保证完成一次成功的汇报，并顺着汇报前写下的关键词，把分析报告也完成。

　　至于预算邮件，可以在下一个觉察点考虑要不要回复。

　　利用觉察点，这听起来特别常识，然而真正有意识这样做的人却很少。

　　原因在于，当人们处于抽离于工作的觉察点时会意识到，时间在流逝，任务还很多，而自己却毫无进展。这让他们感觉很不舒服，于是匆忙跳过这些间隙，随手抓起一件事，埋头干了起来。

　　这正是我们给自己挖下的低效陷阱。

　　[ 你能合理地安排一天的工作任务吗？文末有一些方法，可以帮助你有效地管理时间。]

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　　善用你的“心理能量”

　　仅仅在觉察点时思考接下来最该做的工作，还不一定能让我们拥有一段高效时间。因为还有一个很重要的因素要考虑，那就是我们的心理能量。

　　这一点，我有亲身体会。

　　某天晚上，我突然想到了一个很棒的选题，因为马上要到睡觉时间了，便想着第二天到公司后，花一个小时把大纲写下来。

　　次日上午，我刚到办公室坐定，就有两个出版社的朋友在微信上找我，交流他们最近的重点书目。我知道这不是今天最重要的事，本想应承几句就结束对话，但还是花了差不多20多分钟才处理完毕。

　　刚准备把思维调整到昨晚想的选题上，同事又发来了她的一篇初稿，让我给修改意见。我知道这事也耽误不得，因为没有修改意见她就没法往下改第二稿，所以我只好又拿出40分钟，读完稿子并写了一些修改建议。

　　这时候终于没人打扰了，可我却发现自己早已没有了昨晚想到选题时的兴奋，打开文档干巴巴地写个框架，就用去了一小时，但细节逻辑还有很多待推敲的地方。

　　没错，我是拥有了一个完整的一小时，并且专注在写大纲这件事上，可成果却不令人满意。

　　按戴维斯博士在《每天最重要的2小时》里的说法，问题就出在，我把大脑中被称为“执行功能”的能量消耗尽了。

　　“执行功能”指的是大脑拥有的各种控制功能，它帮我们做决定，做计划，进行自控。

　　然而，它的储备是有限的。

　　行为自控会消耗心理能量，比如人们容易在晚餐时暴饮暴食，就是因为心理能量在对午餐和下午茶等美食诱惑的抵制中，已经消耗得差不多了。

　　同样，做太多决定，哪怕只是穿什么衣服这样的日常小决定，也会导致心理疲惫。

　　我打算用一个小时写选题大纲，这个想法没错，但错在我没有意识到，一个小时与一个小时是不同的，精神饱满的一小时与心理疲惫的一小时，工作成效可能天差地别。

　　戴维斯博士建议，一天内最重要的事应该尽量放在早上完成，而不是让回邮件之类的几百个小决定先把大脑能量耗尽。

　　同时，如果第二天计划了重要活动（当众演讲、重大会面等），那么头天晚上就可以做一些决定，比如穿什么衣服，去哪里吃午饭，等等，而不是把它们留到第二天来消耗心理能量。

　　除了大脑的“执行”功能外，还有一种心理能量需要重视，那就是情绪。

　　你也许有这样的体会：当心情放松愉悦，大脑思路会清晰连贯很多，不时会有创意想法产生。而当心情紧张或低落，智商情商都仿佛不在线。

　　所以，当你处在一个觉察点，也要注意自己此刻是否正处在积极情绪中，如果不是，可以通过聊天、听音乐、看有意思的书等，把情绪调节到较好的状态。

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　　调整你的专注预期 

　　当我们在觉察点选择好接下来要做的工作，并且意识到情绪状态也对头的时候，剩下的事就是在这段时间里保持专注了。

　　不过，你预期的专注到底是什么样？心无旁骛，完全不分心吗？

　　戴维斯说，对不起，你很可能对专注有误解。

　　我们总以为注意力像聚光灯，它照到某个地方，不会散射不会挪动。

　　然而大脑实际上并不是如此工作的，它天生无法长时间专注。进化塑造出了大脑的生理特点，能在不同的注意点之间来回切换，以便及时观察到危险，否则，人类恐怕很难生存下来。

　　所以，我们对专注的预期应该做些调整。

　　不要强迫自己不去想某件事。否则你会发现，越是让自己不去想，它越会在脑子里挥之不去。

　　同时，当走神发生时，不要责备自己。

　　尤其在办公室里，桌面上的物件、走动的同事，这些分散你注意力的事情是一定会存在的。你唯一可以保持专注的方法，就是接受这些分心之事的存在，一旦觉察到自己思绪飘走了，不要自责，只需要再温和地把它带回到眼前工作中就行。

　　戴维斯说，当我们需要在一段较长的时间里保持注意力集中时，真正的秘密武器并不是纪律或意志，而是自我同情。

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　　✎✎✎

　　除了以上3个策略，戴维斯在《每天最重要的2小时》里，还为我们提供了其他建议。

　　比如，掌握一些饮食和运动的诀窍。

　　在重要任务前后，适当的运动可以舒缓你的紧张情绪；

　　经常喝水，能让大脑保持敏捷；

　　如果想保持15分钟以上的专注状态，就尽量不要碰碳水化合物含量高的食物：如烘烤甜点、三明治或者比萨，也不要喝果汁、苏打水和加糖冰茶，更不能吃薯条、薯片、面包和糖果。

　　作者给这本书起名叫“每天最重要的2小时”，并不是说你可以在2小时内完成所有工作，也不是特指某个时段的2小时（比如早9点到11点），而是让我们意识到——

　　你是人，而不是机器，不是单纯堆积工时就会有更多产出。恰恰相反，你只能在有限时间里保持高效，而我们要做的，就是利用好这有限的高效状态，完成一天里最重要的工作。

　　也许你会说，那些不太重要的工作怎么办，它们很多，真的做不完。

　　书里还有个建议——学会“策略性无能”。也就是学会接受不得不放弃一些工作时的挫败感。

　　有些工作不做确实会有不好的后果，但是，“打一两场败仗没关系，只要赢得整个战争就行”。

　　如果你能为繁多的工作任务排出优先级，并且有高效产出，那在职场上的身价无疑会迈上一个新台阶。

　　读《每天最重要的2小时》，我发现效率的本质，就是熟悉和学会运用你最重要的生产工具——你的身体和心理。只有当我们把自己真正看作“人”，才会清楚自己的局限和优势，从而创造出自己卓有成效的时间。

　　要想掌控工作，先要掌控自己。

　　作者 | 宏夫人  编辑 | 黑羊

　　图源 | 《未生》、《魔女的法庭》

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