如何高效地开会?开会,首先必须得了解会议的意义、目的,为什么开会,这是现代社会的会议一大弊病。常常听到一句话,细节决定成败。一个小小的错误或许就...
如何高效地开会?
开会,首先必须得了解会议的意义、目的,为什么开会,这是现代社会的会议一大弊病。
常常听到一句话,细节决定成败。一个小小的错误或许就会让一切崩溃,一切准备都被毁去。一个高效的会议,不只是简简单单了解其背后的主旨就能完事,会议前的准备,会议中的灵机应变,会议后的完美结尾,都是会议效率中不可缺少的关键因素。
首先,会议前的准备,主要是确定是否要开会、准备工作的作用、准备工作核对单、通过准备工作,可以选择最恰当的选择方式。准备工作核对单是准备工作的具体形式,它能更好的使参会者了解会议的各种方面的信息,是必不可少的。
其次,在会议的进行中,很多人都遇到过各种各样的突发情况,这不只是需要在会议的准备工作中多下心思,更要学会在会议中灵机应变,能够很好的解决会议中出现的突发事件,避免不必要的尴尬状况。而这一切就需要主持人能够发挥其作用。主持人必须学会倾听,并且掌握实际的说话技巧。可以通过点头且微笑,眼神的接触,发出倾听的声音,身体向前倾,重复和总结,必要时做做记录。这些具体化的技巧能够体现反映一个会议的层次性,使会议具有良好的氛围。而突发的情况中,可以用话语或非语言的暗示,也能事先提醒关于会议的程序和时间限制或重申会议规范,反问法,以及点名发言、重复问题和突出他的贡献,并且用总结的方式结束。
上述都是可以在特殊的情况下会议中的具体解决方式,主持人确切地应用这些解决技巧来应对会议中各种类型的发言者,使会议回到正确的轨道,从而使会议的高效够体现出来。最后,会议的完美结束,会后跟进是每一个会议参加成员必须的工作,必须做到作参为者的会后跟进,作为主持人的会后跟进,自我评定,怎样提高下次会议的质量和关习惯。
如何有效沟通开会读后感300字
首先要设置一个境界 把你读的文章引出来 后面加一句 读了之后深受感触等话语
再把文章的主要内容概括出来
然后把你的想法另起一段写出来 要是自己的真情实感
然后结合自己的生活实际谈谈你对这个文章的观点
最后升化主题
简单说就是四个步骤:引,议,联,结.
希望对你有帮助
如何高效率的开会
只要你在一个组织内,就离不开会议。会议的目的有四:①内部沟通。②统一思想。③解决问题。④分配任务。很多企业/管理者不会组织会议,领导心血来潮的召集,大家稀里糊涂的参加,会上不着边际的讨论,最后一头雾水的结束。这样的会议纯属浪费时间!
网上看过一个万达公司会议的小视频,非常令人震撼。上百人的会议,几分钟内全部就位,会议结束后几分钟内又迅速离场。会议前,连摆放矿泉水的位置都用绳子定位校准,一条直线,整齐划一。董事长王健林时间观念跟强,说一个小时就一个小时,时到即止,绝无拖延。
那么,如何组织会议,才能做到简洁高效呢?
一:高效会议的三大核心词
1:时间。会议是有时间成本的。要抓住四个方面的时间,①,召开时间。②严格守时。③,发言时间。④会议时长。
2:准备。军事上,不打无准备之仗,否则必然失败。管理上,不开无准备之会,否则必然无效。
3:结果。会议的目的是解决问题,所以不能议而不决,所以,必须有决议、有追踪、有结果、有考核。
二:高效会议的“三个零”思维
1:只开会+无决议=0。核心是“议要要决”,会上明确谁来干、什么时间完成。
2:有决议+不执行=0。核心是“决而要行”,责任单位要制定实施计划并落实。
3:有执行+无跟踪=0。核心是“行而要果”,按时间节点跟踪,并验证和反馈结果。
三:高效会议的四个支柱
1:制度。必要时,可以制定会议管理的制度,明确公司会议的类型、频次、纪律和要求。这是基本保障。
2:规则。会议是为了议事,所以要有议事的规则。比如限时、围绕主题、争议解决等等。这是效率保障。
3:闭环。会议决议事项必须按照PDCA循环要求形成闭环。这是结果保障。
4:培训。为了提高会议效率,需对员工进行“会议训练”,比如,如何开会、主持、汇报、记录、跟踪等。这是技能保障。
三:高效会议的10大要点
1:提前会议通知。会议一定要提前通知,方式可以是电话、文字、短信、邮件等方式。会议通知要明确时间、地点、人员、主持人、议题、议程、注意事项等要求。
2:确定会议议题。会议就是为了解决问题,所以一定要明确会议的议题。大家都不知道开什么会,到了会议室再开始思考,这样的会议绝对没有效果。
3:明确会议议程。议程,就是会议的流程。谁来汇报、谁来发言、谁来总结都要明确下来。职责明确、流程清楚,大家就不是“听会”,而是“议会”,会议效率会大大提升。
4:准备会议资料。会议之前,一定要将与会议议题有关的背景资料准备好,并发放到有关与会人员。一般与会议通知一起下发。这样,会议才能有的放矢、保证效果。
5:准备情况确认。为保证会议效率,会议组织人员要提前对会议室装备、与会人员进行确认,确保人员按时出席、设备运转正常。如有异常,及时向领导汇报。
6:申明会议纪律。我在国企的时候,有一次生产副总主持会议,一个车间主任迟到,副总马上让他出去罚站十分钟。会议纪律非常重要,这是高效会议的最基本要求。
7:掌握会议节奏。会议为什么开不好?主要是主持人掌握不好会议节奏,让会议偏离了主题。要在明确会议时长,限定发言时间,提醒围绕主题,解决观点冲突等方面下文章。
8:形成会议决议。会议的“癌症”就是议而不决。这是会议主持人需要特别注意的。应根据讨论的结果,最后拍板形成会议决议。明确问题解决的责任、时间和方法。
9:整理会议纪要。会议一定要形成会议纪要,并最晚于会议结束后第二天,经领导审核无误后下发相关参会人员。会议纪要是会议决议事项跟踪检查的依据。
10:决议事项跟踪。为确保会议决定事项落到实处,领导应指定专人(比如秘书)进行跟踪、检查和验证。周期性的会议(如周例会),应通报跟踪结果。
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如何开会更有效率
想要开会变得有效率,在开会之前就必须要明白一件事:到底该如何开会?先学会开会,知道如何开会,才能做好准备,毕竟任何一件事都离不开事前的准备,要进行完善的策划、有效的组织,才能保证会议的正常召开,会议是团体会议,它起着信息互通、想法共享、达成公司等作用,是解决问题、保证执行力的重要方式,会议是为了沟通会而不是发布会,因此要保证会议的沟通的顺利进行。
请学会怎么开会,这样才能达到开会的目的
在现实的职场中,总是能看到有的公司大会小会不断,而有的公司却很少开会,但似乎开会的频率和公司的发展并没有呈现正比的关系。有的公司不断的开会,但是对于公司的发展似乎没有什么用,而且还浪费员工的时间;有的公司都不怎么开会,甚至只开一些紧急的会议,但是公司却蒸蒸日上。因此开会的频率不能成为衡量公司发展的标准。
那么为什么开户的公司会没有发展,其实细想想,原因很简单,就是不会开会,没有讲究开会的策略,而导致所开的会议没有任何的意义,唯一的作用就是浪费了大家工作的时间,而导致工作效率下降。
开会是一项团队活动,只有在开会中体现出团队精神,才能让会议变得有价值。
★1、让员工有平等的参与权
开会时,有不同岗位的员工和领导,但是只要大家参与会议,就要让每个参会人都保持地位的平等。
假如领导认为我的地位高,在会议上就有绝对的发言权,其他人都要听我说,那这样的心态就会压制其他员工的想法,而导致会议出现领导一言堂,那会议就会变成领导的演讲会。
假如员工认为我的地位低,在会议上要少说话,主要是听领导发言,怕自己说话对得罪领导,这样心态的员工就没有必要参加会议了,因为在会议上他不会发挥任何作用。
因此但凡参加会议的人,没有地位的高低不同,都有平等的参与权。
★2、信息的交流和共享
开会的目的就是为了解决问题,那么在此之前就要先要信息共享,而不是每个人独占着自己的信息,然后根据信息发表看法,这样是会让其他人对个人的看法表示不同,要通过信息的交流和共享,在此基础上讨论解决问题的方法和方案。
★3、让每个参与人都发表看法
针对这点,大家都知道,但是很少做的到。
参与不是说坐在会议室就是在参与会议,真正的参与不是仅仅“听”而是要参与会议的讨论,有些员工仅仅关注自己手里的那一小块工作,而对于整个项目并没有参与,其实这种“各人自扫门前雪,休管他人瓦上霜”的做法并不提倡,既然能坐在一起开会,必然工作是相互连接的,要积极参与意见,不要会上不发表,会下再说这说那,需要建立主人翁的精神,这样才能让开会变成团队的事情。
★4、达成共识、分工明确
会议的目的就是解决问题,那就必须有解决的方法,否则本次的会议就变得毫无意义,因此会议的最后要达成一致意见,形成共识。然后根据达成的共识分工,在执行会议决议时,要分工明确且明细,这样在执行过程中就不会出现推诿的现象,而且会议上需要明确各自工作的目标和需要配合的内容,这样才能将工作串联起来,保证工作的顺利进行。
★5、关注会议后的执行力
会议结束之后,能不能按照会议上的决议进行接下来的工作是重中之重,参会人经过一系列的分析讨论作出了最后的决策,但是会议结束后却没有人按照决策去执行,这就是典型的执行力不到位,一定要杜绝这种情况。
一个人的执行力不到位将会影响这个决策的进展,因此要时刻关注员工的执行力,将决策迅速、完整的执行下去,对于每一个细节和节点都要落实到位。
小结:开会是为了让大家把问题摆在桌面上,让大家积极地讨论分析,最后得出最佳的方案,假设有的员工长期不参与会议,或者在会议上沉默不语,渐渐的就会脱离组织,找不到归属感,因此要学会如何开会,让每个人参与其中,通过交流的手段找到合适的位置。
开会还是要掌握一些方式方法的,这样才能够提升会议效率。
上面已经说了,知道如何开会,但是怎么样的会议才能够提升会议效率,这是应该重点关注的,大部分失败的会议往往都是例行公事,没有真正的参与其中,这样的会议必然会导致效率低下,因此要掌握开会的技巧:
★技巧一:有明确的议题、议程和时间
会议是为了解决问题,在会议之前就要知道要讨论什么、为了达到什么目的,这样才能让参会者有明确的讨论目标。
在参会者进行会议讨论的时候,要关注大家讨论的议题,不要在商讨的时候出现跑题的现象,这样会让会议无休止的进行下去而没有结束之日。
再者要把控好会议的时间,会议之前就已经确定了会议时间的长短,员工们也会根据时间长短安排接下来的工作,而一旦会议延长可能会耽误接下来的工作。因此在会议中要学会把控会议的时间,明确会议的流程,最好事先能规定好每个环节和步骤,这样才能保证会议的时间。
★技巧二:选择合适的会议时间
会议是一种消耗脑力的事情,因此最好能选择合适的时间,尽量避开下列的时间才能保证会议的效率。
a、避开周末时间
周末都是大家盼着去休息的时间,占用周末时间开会,反而会引起大家的反感,这样的会议可能会变成大家的吐槽大会。
b、避开假期前后
假期前,员工的精力都放在假期之上,很难集中精力去参与会议;
假期后,员工还没有从假期的慵懒状态恢复过来,这时的会议也不会产生良好的效果;
c、避开午休之前
工作了一上午,到了午饭时间还在开会,这时候的员工饥肠辘辘,可能脑子里想的都是午餐而不是会议的内容。
★技巧三:会议不可太过频繁
会议是为了解决问题,如果出现大的问题可以召集会议,通过集思广益来达到共识,但是太过频繁的会议就如同“狼来了”的故事,这样会让大家对于会议失去期待,同时也会浪费大家的时间。
因此要开这种频繁的会议,等到真正需要开会的时候,才组织会议,这样更能让员工重视会议。
★技巧四:会议该有评估和总结
会议中要总结员工的发言和意见,这样才能总结出最后的结论,如果有多个可行的方案,会议中就要将方案总结优化,以求达到最完美的方案。
另外评估一下会议的成功与否,找到会议中存在的缺陷或问题,这对于以后会议效率的提高是很 有帮助的。
★技巧五:消除会议中的消极行为
会议都是积极向上的,一定不能因为某些人的消极行为影响会议的正常进行,对于这些消极行为要采取有效的应对措施,让他们减少给会议带来的消极作用。
⑴迟到行为
有些人会因为某些原因没有及时赶到现场,针对偶尔的迟到行为,要予以及时提醒,而对于频繁迟到的行为,要按照会议上的规定进行处罚。
毕竟会议上的迟到迟到会影响参会人的关注,打断会议的进行,从而影响整个会议流程
⑵心不在焉
这类参与者的注意力很不集中,这样的态度会给其他人带来负面的影响,这个时候可以采用提问的方式让其认真的听取会议内容,从而集中注意力。
⑶私下工作
这类员工没有意识到会议的重要性,而是上面开大会,下面干私活,不顾会场纪律而做和会议无关的内容,要及时提醒,让其端正会议的态度。
俗话说:“一颗老鼠屎坏了一锅汤”,万万不能因为某些人的消极行为影响这个会议的进程,监督员工的行为也是会议中重要的工作。
小结:掌握会议中的一些技巧,可以提高会议的效率,避开会议中可能出现的问题,保证会议从头到尾的连续性和正面性。
避开低效率会议,了解低效率存在的问题才能将会议转变成高效率。
很多会议并没到达到预期的效果,是因为公司存在一些低效率会议的特征,这些特征主要的体现:
会议过多或过少——遇到大问题开会,没有问题不要频繁开会;当然不开会也不行,因为没有会议的公司该如何做决策。
会议拖沓——也就是没有掌控好会议的时间,一个小时的会议可以拖三四个小时。
追求会议规模——不管会议的议题是什么,让大量员工参与其中,这样会导致会议成本的增加。
会议议题过多——会议没有重点,有很对的议题,员工对各个议题的参与只能是浅尝辄止,而没有办法深入探讨。
没有公平民主——最典型的就是一言堂,领导只管说,员工只管听。
没有达成共识——会议是为了解决问题,可是会议的最后没有得到结果。
没有执行力——会议上达成共识,但是会下却不按照共识来执行,那会议就和没开一样。
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这样低效率的会议其实还不如不开,只是浪费大家的时间而已。针对上面的问题要找到解决的方法,这样才能降低效率转变为高效率。
总结:
要知道,会议是一种正式的沟通方式,公司的日常经营活动、发展策略等方面的决策和执行都是需要通过会议完成的,要保证会议的高效率,不能将会议变成例行公事,要将会议的目的明确,明确严格按照会议的流程进行,朝着会议的目标进行,这样才不至于偏离会议目的的跑道。
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